注目の助成金(188)申請時に提出必須!補助金における見積書のルールとは

補助金の申請をする時、どんな設備や器具をどれくらいの金額で導入する予定なのかを申請書に記載する必要があります。たとえば、新規事業を実施するのに必要な設備投資費用を支援する「事業再構築補助金」では、「建物費」「機械装置費」「広告宣伝費」「外注費」などの経費区分があり、それぞれの区分で具体的にどの製品・サービスをいくら購入する予定か記載する必要があります。「機械装置費」は「単価○万円の○○社製清掃ロボットを○台導入する」といった具合です。

なお、経費を申請書に記載するだけではなく、経費の証跡として見積書も併せて用意する必要があります。しかし、単に業者からもらった見積書を提出するだけでは不採択になる恐れがあります。見積書について補助金独特のルールがあり、それに従わなければ「書類不十分」とみなされるためです。

まず、見積書は原則2社以上の業者から取得する必要があります。いわゆる「相見積」です。複数の業者から取得した同一の製品の見積をチェックすることによって、その製品の価格が適正な相場どうか判断するためです。その製品の価格が数万円程度の少額であれば、1社だけの見積で済む場合もあります。しかし、数百万円もする高額な製品、または適正な価格の判断が難しい製品であれば、ほぼ確実に相見積が求められます。

たとえば、事業再構築補助金では、導入予定の製品が中古だったり、見積額が合計50万円以上になったりする場合、3社以上から見積書を取得することになります。

相見積はどの業者も同じ製品であることはもちろん、見積項目を統一させることも求められます。たとえば、A社の見積では「エアコン本体20万円、エアコンの運搬・設置10万円」となっているのに対し、B社の見積では「エアコン本体・運搬・設置40万円」となっていた場合、相見積を適切に取得できていないと判断されます。

相見積は原則安価な方が採択されます。希望する業者がいる場合、見積が他の業者より高くならないよう注意する必要があります。
このように、補助金申請は原則相見積が必要ですが、「導入予定の製品があまりにユニークすぎて、その業者以外では扱っているところがない」というケースもあります。その場合は「業者選定理由書」の提出が求められます。「業者選定理由書」にその業者にしか依頼できない理由を具体的に記載することで、その業者の見積のみの提出でも可とされることがあります。

相見積以外でも注意点はあります。第一に、見積書の項目はなるべく細かく具体的にする必要があります。たとえば、事業再構築補助金の場合、どれが「建物費」でどれが「機械装置費」なのか、はっきりわかるようにしなくてはなりません。「工場・機械設備一式6千万円」という書き方は認められません。上記のエアコンの例にしても、「エアコン本体20万円、運搬5万円、設置5万円」という具合に、作業・設備ごとに区分けすることが望ましいです。また、対象外経費と対象経費は必ず分けなければなりません。

事業再構築補助金では「建物費」は対象でも「土地費」は対象外のため、「土地・建物3千万円」という書き方はNGとなります。
第二に、見積書は補助金申請の時点で有効である必要があります。有効期間が過ぎている見積書を提出すると「書類不備」になります。意外と多いミスなので注意が必要です。

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